Digitale bilag / Bilagsgodkendelse
Digitale bilag i C5
Til imødekommelse af det nye lovkrav om digitalt spor i økonomisystemet, har vi bygget en lavpraktisk og dermed økonomisk overkommelig løsning til Dynamics C5.
Selve flowet består af 2 dele. Den ene del handler om almindelige finansbilag, og den anden del handler om leverandørfakturaer.
Desuden kan modulet udvides med et tillægsmodul til godkendelse af bilag i den tilknyttede App.
Almindelige finansbilag
Almindelige finansbilag kan for en stor dels vedkommende lande i C5 via en mobil webapp, hvor medarbejderen tager et billede af bon'en og sender den til C5.
Under Finans/Dagligt er der kommet et nyt menupunkt –Digital indbakke.
Hertil indlæses det digitale bilag (bon’en), hvor bogholderiet kan kontrollere og evt. justere konteringsforslag. Via knap-panelet i højre side kan du
- Vise bilag til aktuel linje
- Overføre godkendte linjer til kassekladde (markeret i M)
- Splitte en bilagspost op i flere poster. Bilaget kopieres til ”split-posterne”
- Indlæse nye digitale bilag til den digitale indbakke
Nederst i skærmbilledet vises eventuel note fra mobil App. Denne note føres med til finanskladden.
Når et eller flere digitale bilag er godkendt, overføres de godkendte digitale bilag til en valgt kassekladde, der efterfølgende kan bogføres.
Leverandørfakturaer
De fleste modtager leverandørfakturaer via e-mail og PDF eller via OIOUBL (xml). OIOUBL lander i forvejen i C5 xml-indbakke, hvorfor det ikke giver den store udfordring. Det gør derimod leverandørfakturaer fremsendt via e-mail og PDF. Her skal kreditorbogholderiet sørge for at gemme de fremsendte fakturaer på disken. Dette er en manuel rutine.
Til gengæld har vi bygget en automatisk funktion til mappe oprettelse, således at der ved oprettelse af en ny kreditor automatisk oprettes en bilagsmappe til kreditoren. Da vi i standard C5 har oplysning om dato og fakturanummer på kreditorposten, kan vi enkelt vise det til posten hørende digitale bilag – forudsat PDF’en er gemt med fakturanummeret som navn (ex. 5858.pdf).
Visning af bilag
Uanset, hvordan bilaget er kommet ind i C5, vil man efter bogføring kunne følge bilaget og vise det på alle tilknyttede posteringer via knappen 
Markering for tilknyttet bilag
På alle posteringer, der har et tilknyttet bilag, vil man kunne se et felt "B", der er markeret med grønt for at vise, at der findes et bilag. Det gælder finansposteringer, kreditorposteringer og kreditor journal.
Bilagsgodkendelse i App
Digitalt Spor kan udvides med et tillægsmodul, der håndterer simpel bilagsgodkendelse i den tilknyttede App. Godkendelse kan både aktiveres fra Finanskladde og Indkøb. Ved godkendelse i App’en opdateres Godkendt feltet på Kladdelinjen/Indkøbet.
|
Er du bilagsgodkender, og ligger der bilag klar til godkendelse af dig, vil du få vist en meddelelse herom efter login. Vælg OK for at fortsætte til den digitale App eller vælg Vis for at få vist godkendelseslisten. |
 |
||||||
 |
På godkendelseslisten vises ikke godkendte bilag med fed skrift. Vælg det ønskede bilag, hvorved bilaget med tilhørende stamdata vises. |
||||||
|
I bunden er der 3 knapper:
I C5 Finans kassekladde og Indkøb er lokalmenuen udvidet med et menupunkt "Send til godkendelse", der sender bilaget eller indkøbet til godkendelse i App'en . |
 |
Krav til C5:
- Basisudvikling
- Indkøb(hvis det ønskes)
- Projekt(hvis det ønskes)
- 11 ledige forms klip
- 2 ledige rapport klip
Priser:
Digitale bilag kr. 7.500,00 ekskl. moms og installation
Bilagsgodkendelse i App kr. 4.500,00 ekskl. moms og installation
Installation kr. 2.500,00 ekskl. moms (første regnskab, efterfølgende 950,- pr. regnskab)
Månedligt abonnement pr. bruger ekskl. moms:
| Brugere | Digitalt spor | Bilagsgodkendelse |
| 1-5 | 35,- | +35,- |
| 6-15 | 30,- | +30,- |
| Over 15 | 25,- | +25,- |
Du kan læse om den nye bogføringslov på Erhvervsstyrelsens hjemmeside: Erhvervsstyrelsen
Bestil modulet til styring digitale bilag i C5
eller hør mere om alle funktionerne i modulet og andre tillægsløsninger vedrørende den nye bogføringslov.